אירועים גדולים דורשים תכנון ארוך ומורכב, שכולל בין היתר עיסוק בעיצוב. אומנם עיצוב אירועים נשמע כמו עבודה לאנשים לא יוצלחים שלא הצליחו להתקבל ללימודים מעניינים או קשים יותר, אך האמת היא שמדובר בעבודה מאוד מורכבת וקשה, וכדי לעשות אותה כראוי, צריך כמה דברים שלרובנו אין- מקוריות, יצירתיות וכושר סדר וארגון גבוה מאוד.
מי שמגיע מעולם עיצוב האירועים ויש לו ניסיון בזה, יודע שהעיצוב תלוי בתנאי הסביבה שבו האירוע מתרחש. לדוגמא, חתונה בטבע תקבל עיצוב אחר לעומת חתונה שעושים בגן אירועים או באולם אירועים.
בדרך כלל, הפקת אירועים בטבע היא קשה ומסובכת הרבה יותר לעומת הפקת אירועים באזור סגור, מכיוון שיש תנאי סביבה מאתגרים יותר. לצורך הדוגמא, במהלך הפקת חתונות בטבע צריך ממש להכין את הקרקע כדי שיהיה לאורחים נוח; צריך גם משטח נוח על האדמה או הדשא וגם משהו שיספק כיסוי מהחום או מהרחקים שמסתובבים באוויר. לעומת זאת, במקום סגור, יש קירות, תקרה ורצפה, אז יש דבר אחד פחות שצריך להתעסק איתו.
אם כן, תנאי הסביבה הם שמשפיעים על עיצוב האירועים, וככל שקשה יותר לעבוד עם הסביבה, זה מצריך הרבה יותר עבודה מצד מעצבי האירועים. אבל, אין סביבה שאי אפשר לעבוד איתה, ואין סביבה שאין פתרונות עבור החסרונות שלה. הכל שאלה של התקציב שעומד לרשות יוזמי האירוע, ועד כמה הם מוכנים להשקיע בעיצוב.
כאמור, במקום סגור זה הרבה יותר קל לעצב את האירוע ולתכנן את כל הפרטים הקטנים, ולכן התקציב יהיה קטן, בהשוואה לעיצוב אירוע שמתרחש במקום פתוח ומצריך הרבה יותר אביזרים מיוחדים שיאפשרו את קיום האירוע במקום הנבחר.
הנה מה שצריך לזכור לגבי עיצוב אירועים שעתידים להתרחש בסביבה פתוחה. קודם כל, צריך ליצור סביבה שבה יהיה לאורחים נוח ללכת, אפילו לנשים שמגיעות עם נעלי עקב. כמו כן, יש ליצור אלטרנטיבה לקירות, אך מבלי שהיא תפגע במראה של הסביבה, למשל כילה ענקית לאירוע בערב, שבתוכה האורחים יוכלו להתהלך מבלי להיעקץ. כמו כן, צריך גנרטורים, כדי ליצור תשתית לחשמל במקום שאין בו כלל גישה לחשמל.
במקומות סגורים, כל עניין החשמל והנוחות הפיזית כבר מסודרים, ולכן יש הרבה פחות פרטים לטפל בהם. ואם עושים את האירוע באולם או בגן אירועים, אז כבר לא ממש צריך את מעצבי האירועים, כי האולם והגן מוסרים עצמם לידי יוזמי האירוע כמו שהם. במקרה הכי גרוע, יוזמי האירוע יכולים לטפל בעצמם בשינוי של פרט קטן כזה או אחר, כמו המפות שעל השולחנות או הפרחים.
